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Encore appelée management de projet, la gestion de projet regroupe toutes les activités visant le bon déroulement d’un projet et dont le but est d’atteindre tous les objectifs poursuivis. La gestion de projet représente l’ensemble des techniques, des méthodes, des outils et des moyens à mettre en place pour l’élaboration d’un projet depuis le début jusqu’à la fin du projet.
Quel que soit votre secteur d’activité, si vous êtes un entrepreneur ou un étudiant en quête d’information sur ce sujet, cet article vous permettra de découvrir les fondamentaux, les phases, les méthodes et les outils de la gestion de projet.
Les phases de la gestion de projet
Un projet est défini par une durée de temps bien précise. Et durant cette période le projet passe par certaines étapes appelées “cycle de vie”. Les phases ou étapes du projet peuvent varier d’une organisation à une autre et d’un référentiel à un autre, selon le domaine d’application. Il faut donc un modèle plus adapté, précis et efficace. Nous vous préconisons donc le modèle qui suit :
Avant-projet ou initialisation
L’initialisation d’un projet est la première phase de son cycle de vie. Elle permet de faire une mise au point quant à l’élaboration du projet. L’initialisation englobe tout le processus, les acteurs, les moyens et les délais à mettre en place pour mener à bien le projet. Concrètement, l’initialisation permet de :
- Préciser l’objectif du projet ;
- Sélectionner et identifier tous les acteurs et les parties prenantes ;
- Identifier tous les risques du projet ;
- Établir les outils de pilotage, le plan de communication, les ressources, la démarche et les délais ;
- Définir toutes les ressources humaines et financières qui seront engagées pour l’élaboration du projet.
La planification du projet
La planification du projet consiste à définir de manière claire et précise tout le contenu du projet. Cette étape est très importante, car elle aide à déterminer les critères de réussite du projet. Elle comprend 7 étapes très importantes :
- Mieux comprendre l’objectif fixé, le périmètre et les livrables du projet.
- Définir l’ensemble des tâches à accomplir pour la réalisation du projet.
- Déterminer le temps en thème d’heures, jours et semaines qui seront pris en compte pour l’exécution de chaque tâche.
- Établir l’ordre dans lequel chaque tâche devra être exécutée.
- Allouer les budgets et les ressources à chaque acteur.
- Définir un échéancier du projet.
- Définir un logiciel de projet.
La réalisation du projet
Cette étape permet de concrétiser le projet. Elle prend en compte toutes les démarches de sa réalisation :
- La mise en œuvre des tâches de manière opérationnelle.
- Un suivi complet de l’état d’avancement des ressources.
- La maîtrise du chef-d’œuvre et la maîtrise d’ouvrage afin de pallier aux déficits. Cette étape comprend deux jalons : la date de lancement du projet et la date de passage à l’opérationnelle.
La clôture du projet
La clôture du projet est la dernière phase qui marque la fin du cycle de vie d’un projet. Elle prend en compte les aspects suivants :
- La mise à jour des documents, produits livrables et la résolution de tous les problèmes.
- La confirmation de la livraison et de l’acceptation formelle des produits livrables par le client.
- La clôture des comptes et la libération des ressources.
- La réaffectation des équipements et autres ressources.
- L’élaboration du bilan.
- L’acceptation formelle du travail des prestataires.
- Mise à jour et archivage de la documentation.
- Faire l’audit du succès ou de l’échec du projet.
- Le partage et le transfert des connaissances.
- Les leçons apprises.
- La satisfaction des parties prenantes.
Les méthodes de la gestion de projet
Sept méthodes fondamentales sont à prendre en compte lors de l’élaboration d’un projet.
Les méthodes traditionnelles : les méthodes traditionnelles aussi appelées méthodes en cascade consistent à terminer une tâche avant de passer à la suivante. Elles permettent à l’équipe projet de suivre le cahier des charges tout en travaillant sur la totalité du projet jusqu’à sa livraison.
Les méthodes agiles : les méthodes agiles permettent de placer les besoins du client au centre des priorités du projet. Elles sont très efficaces et permettent une flexibilité et une meilleure visibilité du projet.
La méthode adaptative : comme son nom l’indique, la méthode adaptative permet de s’adapter continuellement aux différents changements qui peuvent affecter le projet. Cette méthode prend en compte les risques, les coûts, la durée, la complexité, l’instabilité du marché et les compétences de l’équipe du projet. La méthode adaptative traite aussi de la technologie utilisée, le climat économique et l’implication du client.
La méthode du chemin critique : le chemin critique regroupe l’ensemble des tâches qui doivent être accomplies pour que le projet soit achevé dans les délais.
La méthode PERT : cette méthode permet d’établir de manière graphique les différentes étapes du projet. La méthode PERT s’utilise avec la méthode du chemin critique et elle permet de mieux définir le diagramme de Gantt.
La méthode PRINCE2 : la méthode PRINCE2 peut être utilisée pour tous types de projets. Cette méthode permet de planifier, déléguer, surveiller et contrôler : le coût, le délai, les bénéfices, la qualité, le périmètre et les risques.
La méthode du Lean Management : cette méthode est la recherche de la performance en termes de productivité, de qualité, de délais et de coûts. Elle permet une amélioration continue et annule tout gaspillage afin de satisfaire le client.
Les outils de la gestion de projet
La gestion de projet peut être élaborée par différents outils de gestion. Ce sont ces outils de gestion qui permettent une flexibilité et efficacité dans le travail collectif. Cependant tous les outils ne sont pas aussi performants et efficaces. Voici quelques outils que nous vous recommandons :
- Monday.com : permet à toute entreprise de collaborer et de centraliser la gestion de projet en une plateforme.
- Wrike : permet de gérer vos tâches en temps réel.
- Trello : permet une traçabilité de toutes les informations et favorise un travail d’équipe.
- Asana : aide à respecter les délais, et aide les équipes à mieux s’organiser.
- G suite : permet de collaborer sur différentes applications Google Agenda, Google Slides, Google Docs et Google Sheets.
- Basecamp : réunit en un seul endroit ce dont l’équipe a besoin pour accomplir ses tâches.
- Teamwork : permet de maximiser la productivité par une assistance et une messagerie d’équipe en ligne.